W wersji 5.0.3.32 dodany został mechanizm, który umożliwia zapamiętywanie wszystkich wersji kosztorysu, nad którym pracuje użytkownik. Dzięki temu można przywrócić kosztorys do stanu sprzed np. godziny czy tygodnia.
Historia kosztorysów jest domyślnie włączona. Można ją wyłączyć w opcjach programu:
Jeżeli historia kosztorysów jest włączona, to przy każdym zapisaniu kosztorysu na dysku (ręcznie lub automatycznie w trakcie wykonywania kopii awaryjnej – np. co minutę) program KOMA 5 sprawdzi, czy w kosztorysie zostały dokonane jakieś zmiany. Jeżeli tak, to aktualna wersja kosztorysu zostanie dodana do historii.
Zawartość historii można przeglądać po wywołaniu okna przeglądarki historii za pomocą przycisku Historia kosztorysów, który znajduje się na wstędze w zakładce Start
Okno składa się z:
- Spis kosztorysów – w lewej części okna. Wypisane tutaj są wszystkie kosztorysy, które były modyfikowane od czasu włączenia historii kosztorysów. Kliknięcie na kosztorys w spisie spowoduje, że po prawej stronie wyświetlone będą tylko wersje zaznaczonego (lub zaznaczonych) kosztorysu.
- Spis wersji kosztorysów – w prawej części okna. Zawiera spis wersji zaznaczonych kosztorysów. W poszczególnych kolumnach widać datę modyfikacji, nazwę pliku, opis kosztorysu oraz wartość.
- Filtrów – nad spisem kosztorysów. Umożliwiają one ograniczenie listy kosztorysów. Z czasem, gdy historia będzie zawierała wiele kosztorysów, aby łatwiej odnaleźć wybrany kosztorys, można wpisać fragment nazwy pliku oraz wybrać okres, w którym ostatnio był edytowany.
Dwuklik na wybranej wersji kosztorysu spowoduje wczytanie jej. Można to również zrobić poprzez zaznaczenie wybranej wersji kosztorysu i kliknięcie w przycisk Wczytaj zaznaczoną wersję.
Jeżeli aktualnie jest otwarta jakaś wersja tego kosztorysu, to program zapyta się czy ją zamknąć.
Wczytanie wersji kosztorysu z historii nie spowoduje, że zostanie nadpisany kosztorys na dysku. Dopiero kliknięcie przycisku Zapisz nadpisze kosztorys.
Historia kosztorysów, w trakcie swojego działania, zapisuje kopie kosztorysów w specjalnym folderze z danymi programu. Przy zapisie kolejnej wersji kosztorysu, zapisywana jest tylko różnica, między kosztorysami, dzięki czemu oszczędzane jest miejsce na dysku. Może się jednak zdarzyć, że historia się rozrośnie i będzie zajmowała zbyt wiele miejsca. Ilość zajętego miejsca przez historię kosztorysów, można zobaczyć w opcjach programu:
W takim wypadku należy w opcjach programu kliknąć przycisk Optymalizuj historię. Czas trwania procesu optymalizacji zależy od wielkości historii, ale nie powinien przekraczać kilku minut. Po pomyślnej optymalizacji wyświetli się komunikat.
Na powyższym obrazku widać wartość 16,96MB – jest to ilość miejsca, jaką zajmuje historia ponad 13 tysięcy wersji różnych kosztorysów, które zostały wygenerowane na potrzeby testów tej funkcji programu.